أولا- التخطيط المبكر للعقد

أولا- التخطيط المبكر للعقد

يشمل التخطيط المبكر للعقد، تقدير الاحتياجات، تحديد نطاق الأعمال، تقدير التكلفة، تحديد أنواع الدفع، بحث التأمينات المطلوبة، اختيار الأسلوب الأمثل للتعاقد، عناصر قبول الأعمال، معايير الأداء، معايير التقييم، إقرارات ما قبل التعاقد، الإخطار بالترسية. وهذه الخطوات معقدة ومن الممكن حدوث أخطاء خلالها. ويمكن للتخطيط الصحيح تقليل أو إزالة خطر وقوع أي خطأ خلال مدة تنفيذ العقد. وسنبحث فيما يلي كل خطوة على حدة.

1) تقدير الاحتياجات
يهدف تقييم الاحتياجات إلى التأكد من أن فريق المتعاقدين يخطط لتحقيق الهدف الصحيح من التعاقد. ومن المهم تحديد أهداف التعاقد بشكل واضح لمساعدة الفريق لاحقا في تحديد نطاق الأعمال ووثائق التعاقد, وفي التحقق من أداء المقاول. ومن ثم، يشكل تقدير الاحتياجات الأساس لعملية التعاقد.

2) تحديد نطاق الأعمال
يمثل نطاق الأعمال أهمية كبيرة نظرا لأنه يشكل إطار العمل الأساسي للعقد. ويعد تقييم الاحتياجات الأساس الذي ينبني عليه نطاق الأعمال. ويُقصد بنطاق الأعمال الوصف التفصيلي للأعمال المطلوب من المتعاقد أن يؤديها بشكل مقبول للجهة المتعاقدة. ويمكن عادة ربط نجاح العقد أو فشله بمدى كفاءة التخطيط, والتحليل, وكل ما يحتوي عليه نطاق الأعمال. ومن شأن الوقت المنقضي في التخطيط والتحليل وتحديد نطاق الأعمال أن يؤدي إلى توفير الوقت والموارد والأموال وأن يحسن جودة السلع والخدمات المقدمة.

وعند تحديد نطاق الأعمال،من المهم جدا التأكد من أنه:
o يضمن تحقيق أفضل فائدة اقتصادية.
o يكون محددا بوضوح.
o سليما من الناحية التعاقدية.
o غير متحيز لصالح المتعاقد أو ضده.
o يشجع على ابتكار الحلول للأعمال المحددة المطلوب القيام بها، إذا كان ذلك مناسبا.
o يسمح بمنافسة حرة ومفتوحة إلى أقصى حد معقول.

3) تقدير التكاليف
من الضروري, في أثناء مرحلة التخطيط للمشروع موضوع التعاقد, وضع تقدير لتكاليفه. ويساعد تقدير التكاليف الجهة المتعاقدة في تحديد أسلوب التعاقد الذي ستستخدمه. وحتى إن كان تقدير التكاليف مقيدا بقيود الموازنة, فإنه سيعطيك فكرة عن مجموعة الأعمال التي يمكن أن تدرجها الجهة المتعاقدة في نطاق الأعمال.
وعند تقدير تكاليف العملية موضوع التعاقد، يجب على الجهة المتعاقدة أن تستعين بكل من الخبرة لديها في مجال التعاقد للمساعدة في عملية تقدير التكاليف. وإذا لم يكن لدى الجهة المتعاقدة من لديه الخبرة في هذا المجال، يمكنها الحصول على معلومات في هذا الخصوص من المقاولين أو المتعهدين المتخصصين. وعند اتصالك بالمقاولين أو المتعهدين، يجب إبلاغهم أنك تريد فحسب معلومات لتقدير التكاليف على نحو صحيح, وأن التقدير المقدم منهم لا يمثل عرضا ملزما لأي من الجهة المتعاقدة أو المقاول/المتعهد. وعند الحصول على تقدير الأسعار من مقدمي العطاءات المحتملين, ينبغي توخي الحذر لتجنب إعطاء أي من مقدمي العطاء المحتملين ميزة تنافسية.

4) تحديد نوع الدفع
لأسلوب الدفع تأثير مباشر على كيفية تحديد نطاق الأعمال وإدارة العقد. ومن ثم، يجب على الجهة المتعاقدة أن تقيس أو تتحقق من تحديد كل الأعمال المطلوبة، ومن المبالغ التي سيتعين عليها أن تدفعها وعدد مرات الدفع. وثمة أنواع عدة للدفع. وينبغي أن تتماشى المدفوعات مع نوع المنتج أو الخدمة المُسَلمة. ويجب تنظيم الدفع بحيث يعوض المتعاقد بشكل صحيح عن أداء الأعمال ويشجعه على أدائها وإتمامها في الوقت المحدد. وبشكل عام، ينبغي أن يكون المبلغ المدفوع يساوي تقريبا قيمة الأعمال المنجزة.

5) التأمينات
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من التأمينات فيما يتعلق بإجراءات المناقصات؛ هى:

1- التأمين الابتدائى (المؤقت) Bid Security
تحدد قيمة هذا التأمين في الدعوة إلى المناقصة، ويشترط ألا تزيد قيمتة عن 2% منالقيمة التقديرية للمشروع. ولجهة العمل الحق في رفض أي عطاء غير مصحوب بتأمين ابتدائى مقبول. وفي حالة عدم فوز مقدم العطاء بالعقد يرد إليه هذا التأمين، أما في حالة فوزه بالعقد يتم الإفراج عن التأمين الابتدائى عند توقيع العقد وتقديم التأمين النهائى للتنفيذ. ويجوز لجهة العمل مصادرة التأمين الإبتدائى في حالة انسحاب مقدم العطاء خلال فترة سريان العطاء أو امتناعه عن توقيع العقد، أو تقاعسه عن تقديم التأمين النهائى للتنفيذ.ويجوز تقديم التأمين نقدا أو بشيك أو بخطاب ضمان. وفي حالة تقديم التأمين نقدا، يتم ذلك بإيداع قيمة التأمين بخزينة الجهة الإدارية بموجب إيصال رسمي. وفي حالة تقديمه بشيك، يجب أن يكون الشيك مؤشرا عليه بالقبول من المصرف المسحوب عليه.

وفي حالة تقديمه بخطاب ضمان، يجب التأكد من توفر الشروط التالية:
1. أن يكون الخطاب صادرا من مصرف محلي معتمد.
2. ألا يقترن الخطاب بأي قيد أو شرط.
3. أن يتضمن الخطاب إقرار المصرف المصدر بأنه مستعد لأن يدفع تحت أمر الجهة الإدارية مبلغا يوازي التأمين المطلوب وأنه مستعد لأدائه بأكمله عند أول طلب منها دون الالتفات إلى أية معارضة من مقدم العطاء.
4. أن المصرف لم يجاوز الحد الأقصى المعين لمجموع خطابات الضمان المرخص له في إصدارها.
5. إذا كان خطاب الضمان محدد المدة، فيجب ألا تقل مدة سريانه عن 30 يوما على الأقل بعد انتهاء المدة المحددة لسريان العطاءات.

2- تأمين الدفعة المقدمة Advance Payment Security
فور إرساء العقد على المقاول يجوز لجهة العمل إعطائه دفعة مقدمة من مستحقاته بموجب العقد مقابل تقديم تأمين بنفس قيمة الدفعة المقدمة. وهذا التأمين يكون عادة في صورة خطاب ضمان بنكي.

3- التأمين النهائي (تأمين التنفيذ) Performance Security
قيمة التأمين النهائي، عادة، 5% من قيمة العقد. ويؤدي صاحب العطاء المقبول التأمين النهائي خلال عشرة أيام من اليوم التالي لإخطاره بكتاب موصى عليه بقبول عطائه. ويجوز، بموافقة السلطة المختصة، تمديد المهلة المحددة بما لا يجاوز عشرة أيام. ويجوز، بناء على طلب صاحب العطاء المقبول، أن تخصم قيمة التامين النهائي من المبالغ المسددة على ذمة التأمين المؤقت عن ذات العملية.
ويسري على طريقة تقديم التأمين النهائي والشروط الواجب توافرها فيه ما يسري على التأمين الابتدائي. ويجب تقديم هذا الضمان قبل توقيع العقد، وأن يكون نافذا طوال فترة تنفيذ الأعمال. ويجب الاحتفاظ بالتأمين النهائي بأكمله إلى أن يتم تنفيذ العقد بصفة نهائية بما في ذلك مدة الضمان طبقا للشروط. ويجدد الضمان تلقائيا حتى يتم اصدار شهادة إتمام الأعمال certificate of completion. وفور صدور هذه الشهادة يُعاد الضمان إلى المقاول.
ولا يُحصّل التأمين النهائي، إذا قام صاحب العطاء بتوريد جميع الأصناف التي رسا عليه توريدها وقبلتها الإدارة خلال المدة المحددة لإيداع التأمين النهائى، أو إذا كان التوريد عن جزء من الأصناف وكان ثمن ذلك الجزء يكفي لتغطية قيمة التأمين النهائي (م 71 من قانون المناقصات رقم 89/1998).
وللإدارة الحق في مصادرة التأمين عند وقوع إخلال بالعقد من جانب المتعاقد (الطعن رقم 1772 لسنة 29 ق، جلسة 5/2/1985). ويجوز لها أيضا أن تستنزل منه غرامات التأخير أو غيرها مما مستحق لها عن تنفيذ العقد، ولها أيضا أن تحبس بعض المبالغ المستحقة للمتعاقد بخلاف التأمين النهائي حتى نهاية العقد لتستوفي منه حقوقها إذا قدرت أن مبلغ التأمين لا يكفي لهذا الغرض (فتوى الجمعية العمومية رقم 28/11/1991، جلسة 3/11/1991).

6) اختيار الأسلوب الأمثل للتعاقد
فيما يلي أساليب التعاقد التي يمكن أن تستخدم في اختيار أفضل مقدمي العطاءات:
• الدعوة لتقديم عطاءات (IFB): تستخدم في الدعوة لتقديم العطاء الطريقة التنافسية في تقديم العطاء, وتستخدم هذه الطريقة عندما تكون المتطلبات محددة بوضوح وليس هناك ما يدعو لإجراء مفاوضات, ويكون السعر هو العامل الرئيس في عملية الاختيار.
• طلب تقديم معلومات (RFI): يستخدم أسلوب "طلب تقديم معلومات"، أساساًً، كأحد طرق التخطيط. ويعد طلب الحصول على المعلومات أسلوبا اختياريا يمكن استخدامه لجمع المعلومات بهدف إعداد مستندات كاملة ودقيقة للتعاقد عندما لا تتوفر لدى الجهة المتعاقدة المعلومات الضرورية لإعداد مستندات كاملة ودقيقة للمناقصة المقرر طرحها. كما تستخدم طلبات الحصول على المعلومات لتحديد معايير الصناعة, وأفضل الممارسات, ومقاييس الأداء المحتمل, وفئات التكاليف والأسعار, أو للتأكيد بشكل عام على مستوى الفائدة الذي سيعود على مقدمي العطاءات المتوقعين. وعادة، تقترن المستندات التمهيدية للمناقصة التي تحتوي على وصف أولي لأهداف ومواصفات العملية موضوع التعاقد بطلب الحصول على المعلومات من أجل مراجعتهما من جانب مقدمي العطاء المحتملين. ويجوز للجهة المتعاقدة أن تستخدم المعلومات المتحصل عليها من ردود المتعاقدين المحتملين بهدف إتمام مستندات المناقصة. ولا تعد الجهة المتعاقدة مُلزمة بأن تدرج أي أو كل التعليقات والمقترحات التي يبديها المقاولون المُستطلع آراؤهم, ولكن الأمل أن يقدم المقاول معلومات مفيدة في تحديد نطاق العملية موضوع التعاقد وتقدير تكاليفها.
• طلب تقديم عروض RFO: يستخدم هذا الأسلوب في الشراء عن طريق قوائم الأصناف المسجلة لدى الجهة المتعاقدة، ويطلق عليه اسم "الشراء عن طريق الكاتالوجات" catalogue purchases. وتشبه الإجراءات المتبعة في هذا الأسلوب، بشكل عام، أسلوب طلب تقديم مقترحات. ويستخدم هذا الأسلوب، بصفة خاصة، في شراء نظم المعلومات المميكنة.
• طلب تقديم مقترحات RFP: يستخدم هذا الأسلوب عندما لا يكون تقديم العطاءات التنافسية النهائية أمرا عمليا أو مفيدا. وبشكل عام, يحدث هذا عندما يستلزم الأمر دراسة عوامل أخرى غير السعر, وعندما يتعذر تحديد المعايير الموضوعية. ويكمن الفرق الأساسي بين "الدعوة لتقديم عطاءات" و "طلب تقديم مقترحات" في أن الثاني، على عكس الأول، يُسمح فيه بإجراء مفاوضات مع المتعاقد المحتمل. ومسموح أيضا بإجراء مناقشات مع المتقدمين بمقترحات، بل ويُطلب منهم تقديم أفضل العروض النهائية.
• طلب تقديم المؤهلات RFQ: يستخدم هذا الأسلوب، بشكل عام، في الخدمات التخصصية التي يتم تقييم المتقدمين لأدائها على أساس مؤهلاتهم فقط. ولا تتم دراسة الثمن إلا بعد أن تختار الجهة المتعاقدة المقاول المؤهل بناء على المؤهلات المقدمة.

7) عناصر تسليم الأعمال المنجزة أو المواد الموردة
عند تسلم الأعمال المنجزة أو المواد الموردة، يجب التأكد من تحديد العناصر الآتية:
1. وصف العمل.
2. معيار الأداء.
3. شروط الاختبار، أسلوب أو إجراءات التحقق من مطابقة العمل المُسلم للمعيار الموضوع.
4. أسلوب أو إجراءات مراقبة والتأكد من جودة العمل المنجز.
5. إجراءات قبول كل عمل من الأعمال المنجزة.
6. نظام للمكافآت يتناسب مع نوع وقيمة العمل المنجز.
7. التعويض التعاقدي, إن كان ذلك مناسبا.

معايير الأداء
في حال توافر معايير معينة (دولية أو وطنية أو محلية), يمكن استخدامها للمساعدة في تحديد متطلبات أداء العقد. وثمة منظمات عدة تطبق معايير وطنية ودولية منها المعهد القومي الأمريكي للمعايير ANSI، والجمعية الأمريكية للاختبارات والمواد ASTM، والمنظمة الدولية للتوحيد القياسي ISO. ويحقق استخدام معايير ثابتة محددة التناسق في قياس مدى قبول وجودة ودقة أداء المقاول.

9) اختيار أفضل عطاء
أ. اختيار أفضل عطاء: الاعتبارات الفنية في مقابل الاعتبارات المالية
ينبغي تحديد المعايير التي سيتم على ضوئها اختيار أفضل عطاء قبل بدء العملية برمتها، ومتى كان مناسبا، إبلاغ مقدمي العطاءات بها، لأن ذلك من شأنه أن يجعل عملية التقييم تتسم بالشفافية، ويُسهل تبرير أية قرارات في حالة الطعن فيها.
ويعد عنصر السعر "العطاء الأقل سعراً" أبسط معيار للتقييم. ويكون هذا الأسلوب ملائما عندما يسهل تحديد معايير المنتج (أو أحيانا، الخدمات)، ويكون السعر هو الفارق الحقيقي في سوق معينة. وغالبا، يمكن استخدام هذا الأسلوب في شراء الأشياء البسيطة، أو ما يُطلق عليه اسم "الحبال والصابون والمشروبات" rope, soap and dope، ولكن يختلف الأمر على سبيل المثال في العقود الهندسية أو عقود الإنشاءات المعقدة.
وفيما يتعلق بالمشروعات الأكثر تعقيدا، فإن التعريف المعتاد لمعايير التقييم هو "أفضل عطاء من الناحية الاقتصادية MEAT". ولتحديد ذلك، يمكن النظر في العناصر الآتية:
• الجدول الزمني
• توفر التمويل اللازم للمشروع، أو تحديد شروط دفع مُيسرة.
• عروض المقايضة
• المكون المحلي
• توفير التدريب
• الصيانة على المدى الطويل
• قبول شروط العقد
• فترات الضمان
• التوافق مع المعدات الموجودة
• استخدام تكنولوجيا جيدة
• توفر الاطلاع على التكنولوجيا الجديدة
• المصداقية
• تكاليف قطع الغيار
• الاستعداد للعمل في إطار فريق متكامل
• قبول ترتيبات المخاطر والمكافأة

ب. التقييم بالنقاط
هناك طريقتان للتقييم بالنقاط. الطريقة الأولى، يتم فيها قسمة القيمة المالية لكل عطاء على عدد النقاط الفنية للوصول إلى صاحب أقل الأسعار. أما الطريقة الثانية، فيتم فيها تخصيص 70 نقطة للعرض الفني وتخصص 30 نقطة للعرض المالي، ويكون صاحب أقل سعر هو صاحب أكبر عدد من مجموع النقاط الفنية والمالية. وسوف نناقش فيما يلي كل طريقة على حدة.

الطريقة الأولى
1. يتم وضع عناصر للتقييم الفني ويخصص لكل عنصر عدد من النقاط بحيث يكون مجموع النقاط 100 نقطة.
2. يستبعد العرض الفني الذي يحصل على أقل من 70 نقطة.
3. يحسب صافي العرض المالي لكل عطاء، وذلك عن طريق إضافة قيمة مالية للمزايا المقدمة من صاحب العطاء (مثل تقديم تسهيلات إئتمانية، قطع غيار مجانية، إلخ.) وخصم قيمة مالية للتحفظات والشروط (مثل اشتراط دفع دفعة مقدمة).
4. يتم الوصول إلى المتقدم الفائز عن طريق قسمة صافي العرض المالي على مجموع النقاط التي حصل عليها العطاء. ويعتبر صاحب أقل سعر هو الفائز.

الطريقة الثانية
وفقا لهذه الطريقة، تخصص 70 نقطة للعرض الفني ويخصص 30 نقطة للعرض المالي. وتوزع النقاط المخصصة للعرض الفني (70 نقطة) على معايير محددة سلفا كما سبق ذكره أعلاه. أما النقاط المخصصة للعرض المالي (30 نقطة)، فتحسب من خطوتين على النحو التالي.
1. يقسم أقل سعر مقدم على صافي سعر كل عطاء.
2. يضرب الناتج من الخطوة الأولى × 30 للوصول إلى عدد النقاط المالية الحاصل عليها كل عطاء.

10) إقرارات ما قبل التعاقد
إذا ثبت أن ثمة إقرار قدمه المتعاقد غير صحيح، فذلك يعطي الحق للطرف الآخر في الحصول على تعويضات على أساس التضليل؛ ولكن، في حالة مخالفة بند تعاقدي، يستحق الطرف المضرور تعويضات على أساس خرق العقد.
وفي حين يهدف التعويض المستحق نتيجة خرق العقد إلى وضع المدعي في الوضع الذي كان سيكون فيه لو تم تنفيذ العقد بشكل سليم؛ يهدف التعويض الناتج عن حدوث تضليل إلى وضع الطرف البريئ في الوضع الذي كان عليه قبل إبرام العقد.

11) الإخطار بالترسية
ينبغي توخي الحذر في صياغة الإخطار بترسية العملية على المقاول/المورد الفائز. إذ يجب ألا يُفهم من الإخطار القبول النهائي للعرض المقدم من المقاول/المورد. ويجب الامتناع عن إعطاء الموافقة النهائية لحين استكمال كل متطلبات العقد.