الاستراتيجيات الحديثة لإعداد العقود

ثالثا- إدارة العقد

ما المقصود بإدارة العقد؟
يُقصد بإدارة العقد الأنشطة التي تتم بعد ترسية العقد لتحديد مدى التزام الجهة المتعاقدة والمتعاقد معها بمتطلبات العقد. ومن ثم، تشتمل على جميع المعاملات بين الجهة المتعاقدة والمتعاقد من تاريخ ترسية العقد وحتى انتهاء العمل وقبوله أو إنهائه، وتمام دفع المستحقات وحل النزاعات.
ففي إدارة العقد يكون التركيز على الحصول على الإمدادات والخدمات بالجودة المطلوبة وفى الوقت المحدد، وفى حدود الموازنة المقدرة لها. وبينما تحدد المتطلبات الأساسية للعقد المسار المناسب لتحرك الجهة المتعاقدة فى إدارة العقد، يتطلب الأمر في كثير من الحالات المهارة والحكمة لحماية المصلحة العامة بشكل فعال.
وتختلف الطبيعة الخاصة لعملية إدارة العقد ونطاقها من عقد إلى أخر. ومن الممكن أن تتمثل في حدها الأدنى في قبول الأعمال المنجزة ودفع قيمتها إلى المتعاقد لكنها قد تصل إلى انغماس مسئولي المشروع والمراجعة الحسابية والعقود والمشتريات خلال مدة سريان العقد. وتشمل العناصر التي تؤثر على درجة إدارة العقد طبيعة العمل، نوع العقد أو خبرة ومدى التزام المعنيين به. وتبدأ إدارة العقد بوضع بيان لنطاق الأعمال واضح ومختصر قائم على الأداء بقدر الإمكان، وإعداد خطة لإدارة العقد والتي تقيس بشكل فعال أداء المتعاقد وتوفر المستندات اللازمة.
وينبغي أن تكون عملية التوجيه بعد ترسية العقد- سواء تمت عن طريق عقد مؤتمر، أو بإرسال خطاب أو أي شكل أخر من أشكال الاتصال- بمثابة بداية العملية الفعلية لإدارة العقد بشكل جيد. ومن الممكن استخدام عملية الاتصال كأداة مفيدة تساعد الحكومة والمتعاقد على فهم متطلبات العقد بشكل واضح ومتبادل، وتساعد المتعاقد على فهم الأدوار والمسئوليات المنوط بها موظفو الحكومة الذين يديرون العقد، وتقلل من فرص حدوث مشكلات مستقبلية. ومن المفيد عقد اجتماع مسبق مع مسئولي العقد والمشروع وذلك قبل عقد المؤتمر الخاص بعملية التوجيه بعد ترسية العقد حتى يكون هناك فهم واضح لمسئولياتهم الخاصة والمحددة والقيود الخاصة بهم في إدارة العقد. ومن بين البنود التي ينبغي مناقشتها في الاجتماع المسبق السلطات الممنوحة للموظفين الحكوميين المنوط بهم إدارة العقد، ومراقبة الجودة وإجراء الاختبارات, والأوراق المطلوب تقديمها بموجب العقد, والأحكام الخاصة في العقد, والإجراءات التي تتبعها الحكومة لمراقبة وقياس الأداء، وتحرير الفواتير من قبل المتعاقد، واعتماد الإيصالات.
وحيثما كان مناسبا، ينبغي مناقشة الأساليب البديلة لتسوية النزاعات (ADR) المعروفة "بالشراكة" partnering مع المتعاقد للمساعدة فى تجنب مشكلات مستقبلية في إدارة العقد. وتعد الشراكة إحدى السبل المستخدمة لمنع حدوث نزاعات؛ حيث إنها تقوم على المشاركة بين الحكومة وموظفي الإدارة التابعين للمقاول في وضع "خطة للنجاح" والتي عادة ما يساعد في وضعها ميسر محايد؛ حيث إنه يساعد الأطراف على إقامة علاقات غير عدائية، وتحديد الأهداف المتبادلة، والتعرف على المعوقات الرئيسة التي تقف سدا منيعا أمام نجاح المشروع. عند ذلك, تُحدد الأسباب المحتملة وراء حدوث الصراع, ويسعى الأطراف إلى إيجاد طرق تعاونية لتسوية أي نزاعات قد تنشأ في أثناء تنفيذ العقد. وتؤدى هذه العملية إلى وضع ميثاق الشراكة بين الأطراف، والذي يعد بمثابة خارطة طريق لنجاح العقد. ولقد نجحت العديد من الشركات في استخدام الشراكة فى مشروعات البناء وتحاول الآن تنفيذ هذه المبادئ فى معالجة البيانات آليا وفي مجال إدارة مصادر المعلومات.
ومن مميزات الإدارة الجيدة للعقد أنها تؤكد على أن المستخدمين النهائيين راضين عن المنتج أو الخدمة التي قدمت بموجب العقد. وتتمثل إحدى الطرق التي يتحقق بها رضا المستهلك في الحصول على المعلومات من العملاء بشكل مباشر وذلك من خلال إجراء دراسات مسحية عن مدى رضا المستهلك؛ حيث تساعد هذه الدراسات فى تحسين أداء المتعاقد لأنه يمكن استخدام الملاحظات الواردة فيها لإخطار المتعاقد بأنه لم يف ببنود محددة من العقد. علاوة على ذلك، يمكن للمسئولين عن التعاقد وعن المشروع أن يستخدموا هذه المعلومات كمصدر معلومات عن الأداء السابق للاستفادة به في ترسية العقود اللاحقة. كما تساعد الدراسات المسحية الخاصة برضا المستهلك في تحسين وسائل الاتصال بين العاملين في المناقصة ومسئولي المشروع وموظفي المقاول.

وتتكون عملية إدارة العقد من خمس خطوات رئيسة:
1. التخطيط
2. مراقبة أداء المتعاقد
3. اعتماد المدفوعات
4. إدارة التغييرات
5. إدارة المنازعات

وتتمثل الأهداف الرئيسة لإدارة العقد فيما يأتي:
- التحقق من أداء المتعاقد لأغراض الدفع.
- تحديد الخرق المادي الذي حدث في العقد عن طريق قياس الفرق بين أداء العقد والأعمال التي لم تنفذ.
- تحديد ما إذا كان من الضروري اتخاذ إجراءات إصلاحية, والقيام بها إذا لزم الأمر.

وسنناقش فيما يأتي كل خطوة من خطوات إدارة العقد على حدة.

1) التخطيط
ينبغي أن يكون نطاق الأعمال هو خارطة الطريق التي يسترشد بها في إدارة العقد. ومن ثم، فإن التخطيط لإدارة العقد يبدأ قبل إصدار مستندات المناقصة. وتهدف إدارة العقد إلى التأكد من أن العقد قد نُفِذ بشكل مرض, وأن كلا الطرفين قد أديا مسئولياتها بشكل مناسب. وتقلل الإدارة الفعالة للعقد أو تحد من المشكلات والادعاءات والنزاعات المحتمل حدوثها.
ومن شأن المدير الجيد للعقد أن يتأكد من الوفاء بمتطلبات العقد, ومن تسليم السلع والخدمات فى المواعيد المحددة ومن حماية المصالح المالية للشركة.
ويتحمل المتعاقد مسئولية أداء متطلبات العقد والوفاء بها. وحتى يتسنى له القيام بذلك, يحتاج المتعاقدون أحيانا إلى توجيه فني من المسئولين في الجهة المتعاقدة واعتماد الأعمال التي يقومون بها. ويجب على المسئولين في الجهة المتعاقدة تقديم هذا التوجيه الفني واعتماد الأعمال في أوقات محددة وبشكل فعال. ويجب أن تصب كل الإرشادات المقدمة إلى المتعاقد فى إطار العقد.
ويجب على الجهة المتعاقدة أن تتوخى الحرص بألا تلزم المتعاقد بتنفيذ متطلبات إضافية، أو تدير عمليات المتعاقد إلى الحد الذي يعفي المتعاقد من مسئوليته عن أداء هذه العمليات.
ويختلف نطاق إدارة العقد من عقد لآخر؛ حيث ينبغي أن يكون المستوى الضروري لإدارة العقد متوافقا مع مقدار التعقد في العقد، ومستوى المخاطر فيه، ومدته، وقيمة الدولار.
وينبغى أن يبدأ تخطيط إدارة العقد بصياغة نطاق الأعمال. وينبغى توضيح إجراءات إدارة العقد فى مستندات المناقصة. وبعد تحرير العقد، ينبغى أن تركز أنشطة التخطيط على الأنشطة الإدارية العامة، ولكن لا تقتصر على إدارة تعديلات العقد، وذلك من خلال توثيق أى تغيير يطرأ على نطاق العقد والجدول الزمني للأعمال وسداد قيمة العقد. ومن ضمن الأنشطة الأساسية الأخرى التي تتعلق بإدارة العقد، التنسيق المسبق وجدولة المصادر للمساعدة فى أداء عمليات إدارة العقد.

أ. اجتماع ما بعد ترسية العقد
اجتماع ما بعد ترسية العقد هو اجتماع مع المتعاقد يضم الأطراف الأصيلة المسئولة عن إدارة العقد. وعادة ينعقد هذا الاجتماع بعد ترسية العقد مباشرة؛ فهو بمثابة عملية توجيه للمتعاقد لضمان فهم واضح ومتبادل لجميع بنود وشروط العقد والمسئوليات ذات الصلة المنوط بها جميع الأطراف. ويعد الاجتماع أيضاً بمثابة اداة فعالة لتوضيح وحل أى سوء فهم من المحتمل حدوثه في مرحلة مبكرة. ورغم أنه يتعين على كلا من المتعاقد والعاملين بالشركة أن يكونوا وعى كامل بمتطلبات العقد، إلا إن اجتماع ما بعد الترسية يضمن أن يكون الأشخاص المشاركين بشكل مباشر في عملية إدارة العقد على وعى بجميع متطلبات أداء العقد.


- لا يُشترط في كل عقد عقد اجتماع رسمي بعد ترسيته، ولكن، بشكل عام يجب أن يكون هناك نقاش بين الأطراف المتعاقدة بعد ترسية العقد لضمان موافقة جميع الأطراف على متطلبات الأداء والإجراءات الإدارية المعمول بها بموجب بنود العقد. كما يجب ألا يكون الغرض من الاجتماع هو تغيير بنود العقد .
- من العوامل التي تحدد ضرورة عقد اجتماع ما بعد الترسية، من عدمه، ما يلي:
o نوع العقد.
o مستوى المخاطرة المرتبط بالعقد.
o قيمة العقد والمعوقات التي تواجه التنفيذ.
o مدة العقد ومدة الأداء ومتطلبات التسليم.
o تاريخ الحصول على الإمدادات والخدمات المطلوبة وخبرة المتعاقد.
o الحاجة الماسة لوضع جدول زمني للتسليم.
o الخبرة السابقة للشركة مع المتعاقد.
o أي متطلبات خاصة أو غير معتادة للعقد.
o أي متطلبات خاصة او غير معتادة تتعلق بالدفع.

ب. ملف إدارة العقد
من المهم الاحتفاظ بملف أصلي كامل عن كل ما يحدث في أثناء تنفيذ العقد، إذ يوفر هذا الملف قاعدة مرجعية يمكن الرجوع إليها في حالة تسوية المطالبات والمنازعات. وطوال مدة العقد، ينبغي أن يتضمن ملف العقد ما يلي:
- نسخة من العقد الحالي وكل التعديلات.
- نسخة من كل المواصفات أو الرسومات أو الأدلة المرفقة بالعقد للرجوع إليها.
- قائمة بالعقود السابقة التي أبرمت مع المتعاقد (إذا كانت تلك القوائم تقدم معلومات تاريخية قيمة).
- مستندات المناقصة، وعرض المتعاقد، وتقييم العطاء، وقرار ترسية العقد، والإخطار بالترسية.
- قائمة بالتقارير المطلوب من المتعاقد تقديمها.
- قائمة بالممتلكات أو الخدمات الحكومية المقدمة.
- قائمة بكل المعلومات المقدمة إلى المتعاقد.
- نسخة من ملخص اجتماع ما قبل ترسية العطاء، في حالة عقده.
- الجدول الزمني لمراجعة الالتزام والمراسلات الداخلية، إذا كان معمول بها.
- نسخة من المراسلات العامة التي تتعلق بالعقد.
- أصول كل البيانات الخاصة بالمتعاقد أو التقارير المطلوب تقديمها.
- نسخة من كل التقارير المعتادة المطلوبة بموجب العقد مثل تقارير المبيعات وجداول الأسعار وطلبات الحصول على الموافقات وتقارير التفتيش.
- نسخة من كل الإخطارات الخاصة لاستكمال العمل أو وقفه أو تصحيح أوجه القصور أو أوامر التغيير.
- نسخة من كل الخطابات الخاصة بمنح الموافقات التي تتعلق ببعض الأمور مثل المواد وبرنامج مراقبة الجودة الخاص بالمتعاقد والموظفين المعنيين ومواعيد العمل.
- سجلات ومحاضر الاجتماعات الخاصة، سواء الداخلية والخارجية، بما في ذلك دفاتر حضور الاجتماعات وجداول الأعمال.
- نسخة من فواتير المتعاقد والمعلومات الخاصة بشروط الخصم في حالة الدفع الفوري والخطابات التي تتعلق بخصومات العقد أو تسوية الرسوم.
- نسخة من المستندات الاحتياطية الخاصة بتسديد المبالغ المستحقه للمتعاقد أو سير الدفع ونسخ من أية مراجعات حسابية.
- ينبغي أن تحتفظ الجهة المتعاقدة بأصل كل العقود في ملف في الخزينة المركزية، حتى يتسنى لمديري العقد الرجوع إلى العقود الماضية أو الحالية للحصول على المعلومات المفيدة الخاصة بالمشروع الحالي.

2) مراقبة أداء المتعاقد
تُعد مراقبة أداء المتعاقد من المهام الأساسية للإدارة السليمة للعقد. والغرض من ذلك هو التأكد من أن المتعاقد يؤدي كل الواجبات طبقا للعقد وأن تكون الجهة المتعاقدة على علم بأية مشكلة أو خلاف قد ينشأ وتستطيع التعامل معه.
أ. عناصر المراقبة
يجب أن تتضمن المراقبة تحديد العناصر الآتية:
1. الأعمال التي ستتم مراقبتها ونوع المراقبة.
2. توقعات الطرفين المتعاقدين حتى يفهم المسئولون عن مراقبة العقد والمتعاقدون ما الذي ستتم مراقبته والمعايير المستخدمه لتقييم أداء المتعاقد.
3. تقييم المخاطر لتحديد المتعاقد الذي ستتم مراقبة أعماله، ومستوى المراقبة لكل متعاقد، والأعمال التي ينبغي مراقبتها.
4. استخدام نتائج المراقبة.

ب. أنواع المراقبة

الزيارات الميدانية (لتفقد كل المشروع أو جزء منه)

عادة يتم تحديد الزيارات الميدانية إلى موقع عمل المتعاقد لتفقد كل المشروع طبقا لجداول زمنية. ويجب أن تتم هذه الزيارات استنادا إلى تقييم المخاطر وكذلك بحيث تشمل أكبر جزء ممكن من الأعمال المتعاقد عليها والأمور التي تتعلق بالأداء. أما الزيارات الميدانية لجزء من المشروع، فعادة تركز على مشكلة بعينها. ومن الأسباب التي تدعو إلى القيام بزيارات لأماكن معينة من المشروع المتعاقد عليه ما يأتي:
o إذا كان المتعاقد مسئولا عن إدارة أموال يتلقاها من مصدرين، وأشار أحد المصدرين إلى وجود مشكلات جسيمة تتعلق بكيفيه تصرف المتعاقد في تلك الأموال.
o إذا واجه المتعاقدون الآخرون مشكلات في مجال معين وهناك مؤشر لاحتمال تعرض المتعاقد لنفس المشكلات.
o إذا كانت الطلبات المقدمة من المتعاقد لصرف دفعات تزيد عن قيمة ما أنجز من أعمال.
o إذا قدم المتعاقد خطة عمل لحل مشكلة ما ولكن الجهة المتعاقدة غير متأكدة من أن الحل المقترح سيحل المشكلة.

المراجعات المكتبية للتقارير المقدمة من المتعاقد

يُقصد بالمراجعات المكتبية تلك التي تقوم بها الجهة المتعاقدة للتقارير التي يقدمها المتعاقد إليها. ومن الأسباب التي تدعو إلى عمل هذه المراجعة ما يأتي:
o مقارنة الأداء الفعلي بمتطلبات العقد. وبعبارة أخرى، هل يتم أداء المتعاقد وفقا لمتطلبات لعقد؟
o مقارنة المصروفات الفعلية بالموازنة المعتمدة. هل اتبع المتعاقد خطة الموازنة المعتمدة؟
o مقارنة الفترة الحالية بالفترات السابقة. هل ثمة أية توجهات غير واضحة؟ هل أداء المتعاقد للعمل يختلف إلى حد كبير عن أدائه في الفترة السابقة أو العام الماضي؟
o مقارنة أداء المتعاقد حاليا بأداء المتعاقدين الآخرين الذين يقومون بعمل مماثل.
o مقارنة العلاقات بين العناصر الرئيسة للتقرير مثل:
- تكلفة كل وحدة من الخدمات.
- مقارنة التغيير في التكاليف المتنوعة بوحدات الخدمات المقدمة.
- مطابقة الرواتب الواردة في التقارير مع خطة العاملين.
- مقارنة ما ورد في التقرير بالأوضاع الفعلية في بيئة عمل المتعاقد. هل وقعت ظروف مناخية مفاجئة في المنطقة أدت إلى زيادة تكلفة مواد البناء أو تقليل الخدمات المقدمة بشكل مؤقت؟

مراجعة مستندات المصروفات

يجب مراجعة الفواتير والمصروفات الخاصة بالمتعاقد لتحديد ما إذا ما كانت الأسعار والخدمات هي الأسعار والخدمات نفسها المنصوص عليها في العقد. حدد ما إذا كانت المستندات التي تعزز فواتير وإيصالات المصروفات تؤيد بشكل كافٍ طلب المتعاقد صرف دفعات، أم لا. وإذا استمر المتعاقد في تقديم مستندات غير كافية لتبرير طلبات الدفع، حينئذ يكون من الضروري القيام بمراقبة إضافية مثل زيارة الموقع.

ج. تقييم المخاطر
يتطلب النقص في الموارد البشرية اللازمة لمراقبة تنفيذ المتعاقد لجميع جوانب العقد تقييم المخاطر للتعرف على الجوانب الأهم التي تجدر مراقبتها قبل غيرها. ومن ثم، ينبغي تحديد عوامل الخطر التي تحول دون تحقيق أهداف العقد. وتشمل عوامل الخطر العامة، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
- أداء المقاول في الماضي (مقارنة بأداء المقاولين المماثلين في الماضي)؛
- قيمة العقد بالدولار الامريكي؛
- العوامل المحددة من خلال المراجعة المستندية، مثل الاختلاف بين الأداء المتوقع والأداء الفعلي؛
- المشكلات الرئيسية بالنسبة لطلبات الدفع؛
- نتائج زيارات المراقبة السابقة؛
- نتائج زيارات المراقبة التي قامت بها إلى أعمال المقاول إدارات أخرى داخل الجهة المتعاقدة؛
- الفترة الزمنية منذ أخر زيارة؛
- مدى خبرة المتعاقد في نوعية العمل المطلوب تنفيذه.
وبمجرد تحديد عوامل الخطر، حدد، أولا، مدى خطورة كل عامل، بحيث يتم إعطاء الأولوية لمراقبة العامل، أو العوامل، الأكثر خطورة. ثانيا، رتب المقاولين حسب عوامل الخطر. ادرس امكانية استخدام مقياس ثلاثي المستويات حيث يكون المستوى رقم (3) يعني خطر شديد، والمستوى رقم (2) خطر متوسط، والمستوى رقم (1) خطر منخفض.

د. رفع التقارير
تشمل التقارير تلك التي يرفعها مدير العقد إلى الإدارة التنفيذية، والتي يرفعها المقاول إلى مدير العقد. وبوجه عام، هناك نوعان من التقارير: تقرير التقدم في سير العمل في المشروع، وتقرير النشاط، ولكل منهما وظائف مهمة يؤديها. وفيما يأتي الوظائف التي يؤديها كل تقرير:
o تقرير التقدم في سير العمل: يصف هذا التقرير التقدم في سير العمل. وينغبي أن يكون هذا التقرير متناغما مع مسار نطاق الأعمال (المراحل، قطاعات الأعمال، الأعمال المنجزة، والمنتجات). وينبغي أن يوضح التقرير ما تم انجازه من أعمال وتلك التي لم تنجز بعد، ويقارن الوضع القائم على ضوء ما يتضمنه البرنامج الزمني للعقد. ويُقصد بالعمل المنجز ذلك العمل الذي تم التحقق من اكتماله أو تم قبوله. وإذا كانت هناك أية مسائل لم تتم تسويتها ويتعين على الجهة المتعاقدة، وفق بنود العقد، تسويتها، ينبغي إدراج هذه المسائل في التقرير مع طلب تسوية لهذه المسائل. وفي حالة تغيير نطاق العمل في أثناء مدة العقد (عن طريق تعديل كتابي للعقد)، صمم على أن يرصد التقرير ما تم من أعمال وفق البرنامج الزمني الأصلي للعقد، وليس الجدول الزمني المعدل للعقد، إلا إذا نص التعديل على تعديل الجدول الزمني للعقد، لأنه إذا تم رصد الأعمال المنجزة وفق التعديل، فقد يؤدي ذلك إلى تغيير الجدول الزمني للأعمال المنصوص عليه في العقد باستمرار، ومن ثم، يصبح تقرير التقدم في سير العمل بلا جدوى.
o تقرير النشاط: يصف هذا التقرير أي نشاط يتم في إطار المشروع. ومن ثم، يختلف تقرير النشاط عن تقرير التقدم في سير العمل؛ فقد يتضمن المشروع المتعاقد عليه كثيرا من النشاطات لكنها لا تتعلق بحدوث تقدم جوهري. وقد يكون تقرير مهما جدا في إدارة العقد.

هـ. المراقبة من الغير
في بعض الحالات يمكن أن يُعهد بمهمة مراقبة سير العقد إلى متعاقد آخر، وهو ما يعرف بالرقابة المستقلة. على سبيل المثال، في حالة عقد الإنشاءات، قد تكلف الشركة الهندسية التي وضعت رسومات الإنشاءات بمهمة التأكد من سير العمل وفق العقد. وبالنسبة للأعمال عالية التقنية، قد يقوم خبراء في التخصص ذاته بمراقبة العمل بشكل مستقل أو بالعمل مع فريق الجهة المتعاقدة.

3) اعتماد المدفوعات
ينبغي أن تكون التكاليف التي يتحملها المقاول مطابقة لجدول الفئات. وينبغي مراجعة الفواتير للتأكد من أن تقديم المقاول للفواتير يتزامن مع تقدم سير العمل. ويتطلب هذا قياس مدى التقدم الذي أنجزه المقاول في سير العمل. ولا تكفي التكاليف التي يتحملها المقاول ولا الفواتير التي يقدمها لأن تكون مؤشرا على إحراز تقدم في سير العمل.
وإذا رأت الجهة المتعاقدة أن الدفعة المطلوبة تتجاوز التقدم الذي أحرزه المقاول, ينبغي أن تطلب من المقاول أن يقدم توضيحا لذلك قبل اعتماد الفواتير. وينبغي وقف الدفع حتى تقبل الجهة المتعاقدة التقدم الذي أحرزه المقاول في سير العمل.

ويجب مراجعة الفاتورة للتأكد من:
o عدم تقديم المقاول إلا الفواتير الخاصة بالسلع والخدمات التي تتلقاها الجهة المتعاقدة.
o قبول السلع والخدمات.
o صحة الفواتير وتماشيها مع بنود وشروط العقد.
o عدم تجاوز إجمالي المدفوعات حدود العقد.

وقف الدفع
تتحمل الجهة المتعاقدة مسئولية حماية مصالحها، وفي حالات معينة, قد يكون من الضروري وقف الدفع للمقاول. وفيما يأتي أمثلة لهذه الحالات:
o حدوث خرق جوهري لبنود العقد من قبل المقاول.
o وجود أخطاء في الفواتير.
o عدم وجود ما يثبت التكاليف المقدمة من المقاول.
o تعويض مبالغ دفعت بالزيادة قبل ذلك في سياق تنفيذ العقد.
o عدم مطابقة أداء المقاول للمعايير أو عدم قبوله.

4) إدارة التغييرات
طوال فترة العقد, قد يصبح من الضروري إجراء تغييرات فيه؛ وهذه التغييرات قد تكون بسيطة، أو إدارية مثل تغيير العنوان، وقد تكون جوهرية تؤثر على السعر والتسليم. وثمة طريقتان أساسيتان لتغيير العقد. أولاهما التعديل المتفق عليه من الطرفين, وبموجبه يوافق طرفا العقد على ضرورة تعديل العقد لأن نطاق العمل, أو مدة العقد، أو أحد الأحكام الواردة فيه يحتاج إلى تعديل. والطريقة الثانية تتمثل في الحق في تعديل العقد من جانب واحد؛ وفي هذه الحالة, ينص العقد على الأوضاع التي يجوز فيها للجهة المتعاقدة أن تمارس هذا الحق دون الحصول على موافقة المقاول.
وينبغي أن تكون لدى الجهة المتعاقدة إجراءات نافذة فعالة لإدارة التغيير. فمن الممكن أن يؤدي الإخفاق في إدارة التغييرات والسيطرة عليها إلى تعديل غير متعمد في نطاق العمل, وتمديد الجدول الزمني, وزيادة تكاليف العقد, والالتفاف حول ضوابط الإدارة, ومن ثم، تقليل مسئولية المقاول. وفيما يلي أمثلة لبعض الإجراءات الفعالة لإدارة التغيير:
o اشتراط الحصول على موافقة رسمية كتابية على أي تغيير قبل تنفيذه.
o تقييم تأثير كل تغيير على الهدف من التعاقد، وما يتعلق به من أعمال أو منتجات, والجدول الزمني، والتكاليف، والمصروفات الإضافية التي ستتحملها الجهة المتعاقدة نتيجة التغيير, ومدى تأثر العمل الجاري والعمل المنتهي, ومقاييس ومعايير القبول.
o إذا احتوى العقد على مبلغ لتغطية النفقات غير المتوقعة, ضع خطة لكيفية طلب واعتماد السحب من هذا المبلغ.
o توثيق كل التغييرات، مهما كانت ضآلتها, وتجنب إجراء أية عملية غير رسمية وغير موثقة.
o إقامة نقطة اتصال واحدة للتفويض بإجراء التغيير.

5) إدارة النزاعات
تهدف عملية تسوية النزاعات إلى حل كل المشكلات قبل تفاقمها وتصعيدها. ولتجنب تفاقم المشكلات وتصعيدها, ينبغي على الجهة المتعاقدة أن تجيب بشكل فوري على كل الاستفسارات التي يطرحها المقاول. وفي حالة حدوث بوادر نزاع، ينبغي القيام بالخطوات الآتية:
1. حدِّد المشكلة. في أحيان كثيرة، لا يتطلب حل المشكلة أكثر من تقديم معلومات أو توضيحات للمقاول.
2. ابحث الوقائع. ينبغي على الجهة المتعاقدة أن تحصل من كل المصادر المعنية بمن فيهم مدير المشروع والمقاول على كل المعلومات ذات الصلة.
3. التقييم. ينبغي مراجعة كل الوقائع استنادا إلى بنود وشروط العقد. وعلى ضوء ذلك، تحدد الجهة المتعاقدة الإجراء المناسب.
4. يعتمد حل النزاع، في المقام الأول، على تحديد المشكلة مبكرا, والتواصل الفعال، وتوثيق كل ما يجري كتابيا عن طريق اتباع إجراءات الإخطار لتدارك الخطأ. ويعد إنهاء العقد بمثابة إخفاق لكل من الطرفين المتعاقدين.
نشرت في مقالات